はじめに
会議の議事録作成に多くの時間を割いていませんか？メモ取りに追われて発言に集中できず、終了後に議事録を清書するため残業することもあります。こうした課題の解決策として、生成AIを活用したAI議事録ツールが注目されています。本記事では、AI議事録ツールの仕組みや使い方を解説します。また、導入事例やメリット、おすすめサービスも紹介します。
従来の議事録作成における課題
多くの企業では、会議の議事録を担当者が手作業で作成しています。発言内容を逐一メモし、会議後に文書化するには時間と労力がかかります。特に1時間以上の長い会議では、議事録の清書に1〜2時間以上を要することも珍しくありません。また、人手による記録は漏れやミスのリスクが高く、担当者にとって大きな負担でした。
AI議事録ツールとは？生成AIで議事録を自動作成
AI議事録ツールとは、会議音声をAIが自動でテキスト化し、要点をまとめて議事録を生成するサービスの総称です。音声認識技術で会議中の発言をリアルタイムに文字起こしします。生成AIが発言内容から要点を要約・整理します
。これにより、会議終了直後にはほぼ完成した議事録が得られます。
AI議事録ツールの利用方法・フロー
AI議事録サービスの一般的な利用フローは次の通りです。
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録音・音声入力: ツールを起動し、会議の音声を録音またはリアルタイムで取り込みます。オンライン会議の場合、ZoomやMicrosoft Teamsなどと連携できるサービスもあります。会議開始と同時に自動で録音を開始する機能を備えたツールも登場しています
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自動文字起こし: 録音データがクラウド上のAIに送られます。音声認識エンジンが発言をテキスト化します。高性能なエンジンでは発言者ごとに自動で識別します。正確な逐語録がリアルタイムで得られます
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AI要約: 文字起こしテキストに対し、生成AIが内容を解析して要点を抽出します。議事録用に見出しや箇条書きで整理してくれるツールもあります。会議の流れを構造化し、短時間で内容を把握できるようにしてくれます
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編集・共有: 自動生成された議事録を確認し、必要に応じて修正します。完成した議事録はチームで共有したり、所定のフォーマットで出力・保存することも可能です。
以上のように、録音から文字起こし、要約、仕上げまで一連のプロセスをAIが支援してくれます。そのため、特別なスキルがなくても誰でも簡単に扱えるようになります。
AI議事録ツールの主要機能と選び方
現在、国内外でさまざまなAI議事録サービスが提供されています。それぞれ機能や強みが異なるため、自社のニーズに合ったツール選定が重要です。ポイントとなる主な機能を紹介します。
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文字起こし精度: 発言を正確にテキスト化できるかが最重要ポイントです。精度が高いほど修正の手間が減ります。また、誰の発言か区別する話者識別への対応状況も確認ポイントです。AI音声認識では90%以上の認識率を実現するサービスもあります
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多言語対応: 外国人との商談には、多言語の文字起こし・翻訳機能が役立ちます。AI GIJIROKUは数十カ国語対応でリアルタイム翻訳も可能です
。必要な言語をサポートするサービスを選びましょう。
AI議事録ツールの導入事例
実際にAI議事録ツールを導入して業務効率化を実現した企業の事例を紹介します。具体的な効果や活用シーンのイメージを掴みましょう。
遠州鉄道株式会社（採用面接で活用）
静岡県の遠州鉄道株式会社では、新卒採用面接の議事録作成にAI議事録サービスのNottaを導入しました。面接官が手書きメモを元にした従来の記録方法に比べ、記録作成の手間が大幅に削減されました。作業時間は約1/4に短縮されました
。人事担当者は面接中のコミュニケーションに集中できるようになりました。
東京ドーム（経営会議で活用）
東京ドームでは、役員の経営会議の議事録作成にスマート書記を導入しました。6時間近い会議の議事録作成に半日を費やしていた状況が改善されました。AI導入後は50%短縮に成功しました
。AIによる自動要約機能で編集作業が効率化され、議事録の品質も向上しています。担当者の負担が軽減されました。さらに、コクヨでは議事録作成時間の約90%削減という大きな成果も報告されています
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これらの事例からも、AI議事録ツール導入による生産性向上の効果が確認できます。
AI議事録導入のメリット
AI議事録ツールを導入することで得られる主なメリットを整理します。
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作業時間の短縮: 議事録作成に要する時間を劇的に削減できます。50〜90%の時間削減が報告されています
。浮いた時間を他の業務に充てられます。
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記録漏れ・ミスの防止: 会議音声をすべてテキスト化するため、聞き逃しによる漏れがなくなります。AIが自動で要点をまとめてくれます。その結果、書き漏らしや表現ゆれも減り、正確性の高い議事録が得られます。
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会議への集中向上: 議事録担当者がメモ取りから解放されることで、参加者全員がディスカッションに集中できます。その結果、会議自体の質も向上します。
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迅速な共有: 会議終了直後に議事録が完成しているため、すぐに関係者へ共有可能です。クラウド上で複数人が同時に閲覧・編集できるツールも多く、情報共有のスピードが上がります。
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多言語対応: 自動翻訳機能付きの議事録ツールなら、英語など外国語の会議でも内容を即座に母国語で把握できます
。社内のグローバル連携をスムーズにします。
今後の展望と注意点
AIを活用した議事録作成は、今後さらに普及が進みビジネスの現場で標準的な存在になっていくでしょう。大手IT企業各社もオンライン会議システムへのAI要約機能統合を進めています。近い将来、議事録作成のために別途ツールを用意しなくても自動で要点整理まで行われるようになると期待されます。
導入にあたってはいくつか注意すべき点もあります。まず、音声認識の精度は話者の発声やマイク環境に左右されるため、重要な会議ではクリアな音声で録音する工夫が必要です。また、生成AIが出力した要約が完璧とは限らないため、完了前に人がチェックする体制を整えましょう
。さらに、クラウドサービス利用時は社外に機密データが保存される点に注意が必要です。提供企業のセキュリティ対策を確認し、社内ポリシーに沿った運用を行うことが重要になります。
AIと人間が協働することで会議運営が変革されます。意思決定のスピードアップや議事録データの活用など、新たな価値創出も期待できます。
まとめ
AI議事録ツールは、会議の記録作成にまつわる課題を解決し、大幅な効率化と品質向上を実現する革新的なソリューションです。文字起こしや要点整理をAIに任せることで、担当者は本来の業務に集中できるようになります。実際に導入した企業の事例では、生産性向上や従業員の負担軽減といったメリットが報告されています
