- 生成AIはマニュアルの下書き・更新・FAQ作成を効率化し、作成負担を大幅に削減
- 社内ルールや機密情報を考慮し、生成AIの出力は必ず人が確認・修正することが重要
- 目的に合ったプロンプトを活用すれば、実務で使いやすいマニュアルを作成しやすい
「また同じ説明をしている……」「新人向けマニュアルを作りたいけれど時間がない」と悩んでいませんか？生成AIを使えば、1つの指示文からマニュアルの下書きやFAQ作成を始められます。
この記事では、総務・教育担当者向けに、生成AIで作れるマニュアルの種類、作成手順、ChatGPTのプロンプト例、注意点を解説します。最後まで読むことで、マニュアル作成の負担を減らすヒントが分かります。ぜひ最後までご覧ください。
＼生成AIを活用して業務プロセスを自動化／
生成AIでマニュアルは作成できる
生成AIを活用すれば、マニュアルの構成案作成・下書き作成・文章の言い換えなどを効率化できます。例えばChatGPTのような生成AIは、文章の下書き・書き換え・要約などを支援できるため、マニュアル作成とも相性のよいAIツールです。文書ファイルをアップロードできれば、既存資料の要約や必要情報の抽出にも活用できます。
ただし、生成AIが作成した文章をそのまま使うのは避けたほうが無難です。見た目には整っていても、社内ルールと合っていない内容や、実際の運用とズレた説明が含まれる可能性があるためです。
生成AIは完成版を自動で作るものではなく、あくまで「たたき台を作るための補助ツール」として使うのが現実的。最終的には人が内容を確認し、自社の業務フローに合わせて仕上げる必要があります。
生成AIで作成できるマニュアルの種類
生成AIで作れるマニュアルは、専門部署向けの難しい手順書だけではありません。むしろ、総務や教育担当が日々扱っている業務のほうが、最初の一歩としては向いています。
例えば、新入社員向けの案内、勤怠申請、経費精算、備品管理、社内ツールの使い方などが生成AIで作成できます。
「これ、毎回説明しているな」「新人さんが毎年同じところでつまずくな」そう感じる業務があれば、マニュアル化する価値があります。
生成AIでマニュアル作成を行うメリット
生成AIを使うメリットは、単に「文章を早く作れる」だけではありません。文章のトーンをそろえたり、更新しやすい形に整えたり、引き継ぎ資料として残しやすくしたりできます。総務・教育担当者のように、複数の業務を抱えている人にとっては、マニュアル作成と更新の負担を減らしやすいのが大きなポイントです。
マニュアル作成と更新の時間を大きく減らせる
マニュアルをゼロから書こうとすると、けっこう時間がかかります。何から書くかを考えるだけで止まってしまうこともあります。
生成AIを使えば、箇条書きのメモや既存資料から、構成や下書きを作れます。制度変更やツール変更があった場合も、変更点を伝えれば更新文のたたき台を作れます。
「文章にする時間がない」という担当者にとって、最初の下書きを短時間で作れることはかなり助けになります。ただし、更新後の内容が社内ルールと合っているかは、必ず確認してください。
マニュアルの文章・フォーマットをそろえやすい
担当者ごとにマニュアルを作っていると、文章のトーンや見出しの付け方がバラバラになりがちです。
生成AIに「です・ます調で統一」「手順は番号付きにする」と指示すれば、ある程度フォーマットをそろえられます。読み手からすると、どのマニュアルも同じ形式で書かれているほうが見やすいです。
小さなことに見えますが、社内マニュアル全体の読みやすさを整えられるのは大きなメリットです。
担当者が変わっても内容を引き継ぎやすい
業務が特定の担当者に依存していると、異動や退職のたびに引き継ぎが大変になります。
生成AIを使って業務内容を整理し、マニュアルとして残しておけば、次の担当者も必要な情報を確認しやすくなります。たとえば、承認者、締切、例外対応、問い合わせ先などを文章で残しておくだけでも、引き継ぎのしやすさは変わります。
属人化している知識を文章に残すことは、総務や教育担当にとってかなり大事です。
更新や追記がしやすい
マニュアルは、一度作って終わりではありません。社内ルールや使用ツールが変われば、当然更新が必要になります。
生成AIを使えば、既存の文章に新しい情報を追加したり、古い表現を直したりしやすくなります。例えば「この部分に新しい申請期限を反映して」と指示すれば、追記案や修正案を作れます。
更新しやすいマニュアルにしておくことが、長く使われる資料にするコツです。
生成AIを使ったマニュアル作成ステップ
生成AIにいきなり「マニュアルを作って」と投げても、使いやすいものはなかなか出てきません。先に業務の目的や流れを整理しておくと、出力の質がかなり変わります。
ここでは、総務・教育担当者が実務で使いやすいように、4つのステップで見ていきます。
対象業務とマニュアルのゴールを決める
まずは、どの業務をマニュアル化するのかを決めます。「新入社員が勤怠申請を自分でできるようにする」「経費精算の差し戻しを減らす」などです。ゴールが曖昧なままだと、マニュアルの内容もぼやけてしまいます。
新人向けなのか、既存社員向けなのかでも書き方は変わります。対象者と目的を決めることが、最初の一歩です。対象業務やゴールが具体的であるほど、生成AIに渡す指示も明確になり、実務に近い下書きを得やすくなります。
業務フローと必要な項目を洗い出す
次に、業務の流れと必要な項目を洗い出します。申請手順、承認者、期限、注意点、よくあるミス、問い合わせ先などをざっと書き出してみましょう。きれいな文章にする必要はありません。箇条書きのメモで十分です。
生成AIは、材料が具体的なほど、実務に近い文章を作りやすくなります。何を入れるかを先に整理しておくことが、かなり大事です。洗い出した項目が多いほど、生成AIが作る下書きの精度も上がりやすくなります。
生成AIにマニュアルのたたき台を作ってもらう
洗い出した情報をもとに、生成AIへマニュアルの構成や本文を作成してもらいます。
このとき、「対象者」「目的」「含めたい項目」「文章のトーン」を具体的に伝えると、使いやすい出力になりやすいです。
「とりあえずマニュアルを作って」という指示だけだと、必要な情報が抜けることがあります。「新入社員向けに、勤怠申請の手順を番号付きで作成して」のように伝えると、だいぶ実務寄りになります。
現場目線で追記・修正して仕上げる
生成AIが作った文章は、必ず人が確認します。有名な生成AI「ChatGPT」でも、不正確または誤解を招く出力（ハルシネーション）をする場合があり、重要な情報は信頼できる情報源で確認する必要があります。
「AIが作ったから大丈夫」ではなく、現場で実際に使えるかどうかを見てください。
社内ルールと合っているか。担当者が読んで迷わないか。古い情報が残っていないか。このあたりを確認して、必要なところを追記・修正していきます。現場担当者の確認を入れることで、マニュアルはかなり使いやすくなります。
生成AI（ChatGPT）でマニュアルを作成するときのプロンプト
ここからは、総務・教育担当者が使いやすいChatGPTのプロンプトを紹介します。
プロンプトとは、生成AIに入力する指示文のことです。プロンプトは、そのまま使うというより、自社向けに調整するのがおすすめです。とくに申請期限、承認フロー、利用システム、問い合わせ先は会社ごとに違います。ここを変えないと、実務では使いにくくなります。
基本的なマニュアルの下書きを作るプロンプト
勤怠申請や経費精算など、対象業務が決まっている場合に使いやすいプロンプトです。業務名や利用システムを入れるだけで、マニュアルの下書きを作れます。
最初から完成版を目指す必要はありません。まずは、たたき台を作る目的で使ってみてください。
プロンプトはこちら
あなたは、社内マニュアル作成のプロフェッショナルです。
これから「◯◯業務」のマニュアルの下書きを作ってください。
【マニュアルの目的】
- 対象：新しくこの業務を担当する社員
- ゴール：マニュアルを見れば、迷わず一通りの業務ができる状態にする
【業務の概要】
- 業務名：◯◯（例：経費精算申請）
- 関係する部署：◯◯
- 利用システム：◯◯
【マニュアルの構成の希望】
1. 業務の目的と全体の流れ
2. 事前に準備しておくもの
3. 手順（画面操作や書類の流れなど）
4. よくあるミスと注意点
5. 困ったときの問い合わせ先
【出力形式】
- 上記の1〜5の見出しごとに、「見出しタイトル」と「本文」を書いてください。
- 本文は、箇条書きと短い文章を組み合わせて、できるだけ分かりやすくしてください。
まず最初に、あなたの言葉で業務の目的と全体像を1〜2文で説明してから、マニュアル本文を書き始めてください。
業務名、関係部署、利用システムを入れ替えれば、いろいろな社内業務に応用できます。新しく業務を担当する社員を対象にしているので、引き継ぎ資料や新人教育用のマニュアル作成にも使いやすいです。
既存の資料からマニュアル用の文章をまとめるプロンプト
過去のメール文、担当者のメモ、古い研修資料などがバラバラに残っていると、整理するだけで時間がかかります。
そういうときは、生成AIに「いったん整えてもらう」使い方が便利です。重複した内容をまとめたり、表現のばらつきを整えたりすることで、社内マニュアルとして読みやすい文章に近づけられます。
プロンプトはこちら
あなたは、バラバラな資料から1つの社内マニュアルを作る担当者です。
これから、ある業務に関する複数のメモやメール文、説明資料の抜粋を貼ります。
内容が重複していたり、言い回しがバラバラだったりします。
【お願いしたいこと】
- 重複している内容をまとめて、1つの分かりやすい説明に統合してください。
- 矛盾している内容があれば、「どちらが正しそうか」をあなたの判断で整理してください。
- 社内マニュアルとして使える、ていねいな文章に整えてください。
【出力形式】
1. 「業務の目的」
2. 「業務の前提条件（役割分担・使用システムなど）」
3. 「手順」（番号付きのステップで）
4. 「注意点・よくあるミス」
の4つの見出しで構成してください。
【元資料（複数）】
（ここにメール文・メモ・過去資料のテキストをまとめて貼る）
このプロンプトは、情報が散らばっている状態からマニュアルを作りたいときに使えます。
ただし、「矛盾している内容の判断」までAIに任せきるのは少し危険です。社内ルールと違う整理になる可能性もあるため、出力後はどの内容が正しいかを必ず担当者が確認してください。
新人向けに分かりやすく書き換えるプロンプト
社内規程や既存マニュアルは、どうしても専門用語が多くなります。文章も長くなりがちです。
新人向けに使うなら、生成AIでやさしい表現に書き換えると読みやすくなります。ここで大事なのは、内容を変えないことです。言い方だけを分かりやすくするイメージです。
プロンプトはこちら
あなたは、新入社員向けの社内マニュアルを作る編集者です。
以下のマニュアル文章は、内容は正しいのですが、
・専門用語が多い
・文章が長くて読みにくい
という課題があります。
【お願いしたいこと】
- 新人でも理解できるように、やさしい表現に書き換えてください。
- 1文を短くし、できるだけ「結論 → 理由 → 手順」の順番で説明してください。
- 専門用語には、かんたんな補足説明をカッコ書きで付けてください（例：ワークフロー（社内の申請システム））。
- 内容は変えずに、「言い方」だけを分かりやすくしてください。
【出力形式】
- 元の構成（見出し）はそのままにしつつ、本文だけを書き換えてください。
- 箇条書きにできるところは、積極的に箇条書きを使ってください。
【元のマニュアル文章】
（ここに現状のマニュアル本文を貼る）
このプロンプトでは、「結論 → 理由 → 手順」の順番で説明するよう指定しています。専門用語に補足説明を付ける指示も入っているため、新入社員や異動者向けのマニュアルに向いています。
Q&A形式のFAQを自動生成するプロンプト
マニュアル本文をもとにFAQを作っておくと、社員が自分で疑問を解決しやすくなります。総務や教育担当者への問い合わせを減らすうえでも便利です。
「これ、絶対聞かれるだろうな」という質問を先に入れておく感じです。
プロンプトはこちら
あなたは、社内FAQ（よくある質問集）を作る担当者です。
以下のマニュアル本文を読み、
実際に現場の担当者や新入社員が疑問に思いそうな「質問」と、その「答え」を作ってください。
【お願いしたいこと】
- マニュアルの内容から想定される質問を考え、Q&A形式にしてください。
- 質問は、できるだけ具体的にしてください。
（例：「経費精算の締め日はいつですか？」「レシートをなくしてしまった場合はどうすればいいですか？」）
- 答えは、マニュアルの内容を元に、端的かつ丁寧に書いてください。
【出力形式】
- 「Q1：◯◯◯？」
「A1：◯◯◯。」
- 「Q2：◯◯◯？」
「A2：◯◯◯。」
のように、5〜10個程度のQ&Aを作ってください。
【マニュアル本文】
（ここに元のマニュアル本文を貼る）
プロンプト次第で、マニュアル本文をもとに5〜10個程度のQ&Aを作成できます。質問を具体的にするよう指定しているため、「締め日はいつか」「資料をなくした場合はどうするか」など、実際の問い合わせに近いFAQを作りやすくなります。
バラバラな資料を生成AIでまとめてマニュアルにする方法
社内には、過去のメールや研修資料、担当者のメモ、古いマニュアルがバラバラに残っていることがあります。人の手だけで整理すると、思った以上に時間がかかります。生成AIを使えば、整理から文章化までを段階的に進められます。いきなり完成版を目指さず、分類・重複整理・章ごとの統合という順で進めるのがコツです。遠回りに見えても、結果的にはこのほうが早く仕上がります。
資料を棚卸しし、「勤怠」「経費精算」などテーマ別へざっくり分類する。厳密に仕分ける必要はなく、大まかなグループ分けで十分。
テーマごとに生成AIへ要約と重複整理を依頼し、見出し構成のたたき台を作ってもらう。
章ごとに生成AIで文章のトーンをそろえながら、バラバラな情報をひとつの説明に統合する。
現場担当者の目線で内容を確認し、古い情報や実務とのズレがあれば追記・修正して仕上げる。
この流れなら、古い資料やメモも、実際に使えるマニュアルへ整理しやすくなります。
生成AIでマニュアルを作成するときの注意点
生成AIは便利ですが、社内情報を扱うときは慎重さも必要です。とくに、個人情報や社外秘情報、社内ルールに関わる内容は、そのまま入力しないほうが安全です。個人情報を含むプロンプトを入力する場合は、利用目的の範囲や必要性などに注意が必要です。
機密情報・個人情報をそのまま生成AIに入れない
社員名、顧客名、給与情報、取引先名、社内の未公開情報などは、そのまま生成AIに入力しないようにしましょう。
必要な場合は、個人が特定されない形に置き換えたり、内容を抽象化したりしてから使います。例えば、社員名は「Aさん」、取引先名は「取引先企業」のように置き換えるだけでも、リスクを下げやすくなります。
ただし、実際の扱いは、利用サービス、契約プラン、データ利用設定、社内規程によって変わります。会社が許可した環境で使うことを前提にしてください。
生成AIが出した内容は必ず人がチェックする
生成AIの出力には、誤った内容や社内ルールと合わない表現が含まれる可能性があります。とくに就業規則、勤怠、経費精算などは、会社ごとのルール確認が欠かせません。
公開前には、総務・人事・現場担当者などが内容を確認しましょう。「AIが作ったから大丈夫」ではなく、AIが作った下書きを人が責任を持って仕上げる。この前提は外さないほうがよいです。
生成AIの利用ルールを社内に周知する
生成AIを安全に使うには、入力してよい情報、入力してはいけない情報、確認担当者、保存場所などを社内で決めておく必要があります。
ルールがないまま使うと、情報漏えいや誤ったマニュアルの公開につながるおそれがあります。総務・教育担当者が中心となり、入力禁止情報、利用できるAIツール、確認者、保存場所、承認フローを明文化しておくと安心です。
誰が見ても分かるルールにすることが、社内で定着させるためのポイントです。
生成AIの利用ルール作りについてさらに詳しく知りたい方は、こちらの記事もあわせてご覧ください。
よくある質問
生成AIでマニュアルを作るとなると、「本当に使えるの？」「社内資料を入れていいの？」という疑問が出てきます。ここでは、総務・教育担当者から出やすい質問をまとめました。
生成AIのおかげでマニュアルを作る手間が短く楽に！
生成AIを使えば、マニュアルの構成作成、下書き、言い換え、FAQ化、更新作業に役立てられます。総務・教育担当者が扱う勤怠申請や経費精算、新人教育、社内ルール、備品管理などは、手順やFAQとして整理しやすい分野です。
もちろん、生成AIに任せきりにするのは避け、社内ルールとの整合性や個人情報の扱いは人が確認しましょう。問い合わせが多い業務から小さく試し、マニュアル作成の手間を減らしていきましょう。
最後に
いかがだったでしょうか？
「まずは勤怠申請マニュアルだけ作ってみよう」「経費精算のFAQをAIで作ってみよう」「古い研修資料を整理して、新人向けに書き換えてみよう」このくらい小さなところからで大丈夫です。いきなり全社マニュアルを整備しようとすると大変ですが、問い合わせが多い業務から始めると効果を感じやすくなります。
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